Mehr als nur Zahlen
Ein Blick hinter die Kulissen der Verwaltung
Effizienz und finanzielle Solidität: Sie sind die Säulen für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens – und damit der Kern eines jeden funktionierenden Geschäftsmodells. Säulen, die sich ihrerseits auf schlanke, flüssige und reibungslose Abläufe im Betrieb stützen müssen. Verantwortlich für die Gestaltung dieser Prozesse ist die Unternehmensverwaltung. Wir haben mit Albert Dorfmann, Chief Financial Officer von NaturalLook, über Rolle und Wichtigkeit der Verwaltungsabteilung im Betrieb gesprochen.
Welche Rolle kommt der Verwaltung in einem Distributionsunternehmen wie NaturalLook zu und welche Herausforderungen müssen gemeistert werden?
„Die Verwaltung muss in erster Linie die finanzielle Solidität des Unternehmens gewährleisten: Unsere Geschäftspartner müssen sich darauf verlassen können, dass wir in punkto Finanzen und Zahlungspraktiken absolut zuverlässig sind – und das sind wir auch. Dafür nehmen wir auch Risiken in Kauf – beispielsweise beim Einkauf der Ware. Wichtig ist natürlich auch, dass die Kunden – in unserem Falle die italienischen – ihren Zahlungsverpflichtungen nachkommen. Eine solide und gut organisierte Verwaltung ist die Voraussetzung für eine geringe Ausfallwahrscheinlichkeit – und für eine gute, vertrauensbasierte Zusammenarbeit mit den Bankinstituten.
Als Distributionsunternehmen für den italienischen Markt sind wir verpflichtet, unsere Partnermarken in Sachen Marketing, Kommunikation und Kundendienstleistungen entsprechend ihren Vorgaben zu vertreten. Diesbezüglich werden Verträge abgeschlossen – das Vertragsmanagement ist Aufgabe der Verwaltung.
Leider gibt es immer wieder auch Fälle von Markenfälschungen: Wenn es dazu kommt, stehen wir unseren Partnerunternehmen zur Seite und setzen uns dafür ein, dass die Marke bestmöglich geschützt wird.“
Wie werden die Workflows bei NaturalLook gestaltet?
„Als auf dem Massenmarkt tätiges Unternehmen ist uns bewusst, dass wir die Fehlerquote bei den betriebsinternen Abläufen so gering wie möglich halten müssen. Der gesamte Betrieb, die gesamte Organisation ist auf Fehlervermeidung ausgerichtet: Beispielsweise stützen wir uns auf ein ERP-System (Enterprise Resource Planning), durch welches wir sämtliche Aktivitäten und Vorgänge im Unternehmen – wie das Auftrags- und das Lieferkettenmanagement sowie die Buchhaltung – effizient verwalten und kontrollieren können.
Im Betrieb pflegen wir eine effizienz- und innovationsorientierte Unternehmenskultur. Das bedeutet, dass wir unsere Leistungen kontinuierlich messen, Daten analysieren und die gewonnenen Erkenntnisse zur Verbesserung der Prozesse und zur Ressourcenoptimierung einsetzen. Die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen ist dabei unabdingbar, denn sie ermöglicht einen schnellen Informationsfluss und damit Flexibilität und kurze Reaktionszeiten.“
Welchen Einfluss hat die Tätigkeit der Verwaltung auf die Arbeitsvorgänge im Unternehmen insgesamt?
„Der Verwaltung kommt eine immens wichtige Funktion zu, denn sie sorgt für reibungslose Abläufe im Unternehmen, beispielsweise bei der Rechnungslegung. Man muss bedenken, dass wir jährlich rund 25.000 Rechnungen ausstellen – um einen solchen Aufwand schnell und kostensparend bewältigen zu können, haben wir diese Vorgänge mittlerweile automatisiert.“
Welche Vorteile bietet NaturalLook seinen Kunden und Partnerunternehmen – verwaltungstechnisch gesehen?
„Zu den interessantesten Vorteilen gehört sicherlich, dass wir unsere Finanzströme strengstens kontrollieren. Unsere Partnerunternehmen haben die Sicherheit, dass wir über eine solide finanzielle Basis verfügen – die Grundlage für eine enge, vertrauensbasierte Zusammenarbeit. Hinzu kommt, dass wir tagtäglich unseren vorhandenen Kundenstamm analysieren, um unseren internationalen Partnerunternehmen auf dem italienischen Markt Zugang zu gezielt ausgesuchten Kunden zu schaffen. Unsere Partner schätzen uns aufgrund unserer zuverlässigen Arbeitsweise: Die Zusammenarbeit mit uns ist schnell und unkompliziert und beruht auf den Prinzipien der Korrektheit und der gegenseitigen Wertschätzung. Als Mittler zwischen Marke und Handelsunternehmen bemühen wir uns, unseren Partnern entgegenzukommen und Lösungen zu finden, die beide Seiten zufriedenstellen.
Unsere Geschäftsbeziehungen basieren auf der Wertschätzung zwischenmenschlicher Beziehungen, auf Vernunft und – nicht zuletzt – auf ethischer und sozialer Verantwortung. Uns ist bewusst, welche Vorteile in den neuen Technologien stecken – wir versuchen aber auch, ethisch und ökologisch nachhaltig zu agieren. Beispielsweise haben wir die Digitalisierung genutzt, um den Papiergebrauch im Unternehmen zu reduzieren. Gleichzeitig haben wir auch unseren Fuhrpark erweitert und neue Elektrofahrzeuge angeschafft – ein weiterer Schritt in Richtung Nachhaltigkeit.“
NaturalLook bietet Professionalität, Empathie und eine effiziente Unternehmensverwaltung – ein klarer Mehrwert für Hersteller und Händler.
